Het gebeurt met de aankoop van kwaliteitsmanagementsystemen software, maar al te vaak dat de doelen uit het oog worden verloren en dat het middel (de software) tot doel wordt verheven om maar aan de kwaliteitsnormering te voldoen. Dit is jammer, want het maakt het werk soms onnodig ingewikkeld en onpersoonlijk. Bovendien kost het zo ook nog eens meer tijd. Wil je kiezen voor software voor het managen van de kwaliteit? Dan is het verstandig om eerst het gezonde verstand te gebruiken. Hier komen we met 4 belangrijke zaken die je helder moet hebben om de juiste software te kiezen voor je ISO 9001 certificering.
ISO 9001 en nog veel meer.
Het kwaliteitsmanagementsysteem ISO 9001 is voorbeeld van een bekend kwaliteitsmanagementsysteem dat veel gevraagd wordt van de overheid bij aanbestedingen. Met het ISO 9001 certificaat laat je zien dat je veel controle hebt over de kwaliteit van je dienstverlening en/of je producten. Er is transparantie over de bedrijfsvoering en je maakt ook inzichtelijk dat je gericht bent op klanttevredenheid.
Naast de ISO 9001 zijn er nog veel meer kwaliteitsmanagementsystemen. Voordat je de software echter gaat uitzoeken voor ISO 9001, is het echter belangrijk dat je let op wat het doel is. Waarom wil je ISO 9001 gecertificeerd zijn en op welke wijze kun je dat in je bedrijf integreren, zonder dat je verwordt tot een onnodig bureaucratische organisatie? Lees daarvoor verder voor de 7 dingen die je eerst helder moet hebben.
Wat je moet weten voor je begint, is dat je voor ISO 9001 ten eerste de lijst van eisen moet aanschaffen. Daarna moet je een stappenplan volgen om de norm te implementeren. Het ISO 9001 certificaat is 3 jaar geldig. Daarnaast zijn er tussentijdse herbeoordelingen.
4 belangrijk zaken die je helder moet hebben
Er zijn een aantal dingen die je helder moet hebben om te komen tot een goede certificering, die ook voor jouw bedrijf fijn werkbaar is. Hier zijn de 4 onderdelen waar je helderheid over moet krijgen:
1.Zorg voor duidelijkheid over het beleid en wat je doel is. Dat doe je door het vast te leggen en wel SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden).
- Wat is de huidige situatie op het gebied van kwaliteitsbeheersing. Wat doe je nu al, en wat is er nodig om ISO 9001 te behalen. Het kan ook zijn dat je een groter doel hebt met betrekking tot de kwaliteitsbeheersing dan ISO 9001 invoeren. Neem dat dan ook mee. Meestal is echter ISO 9001 al genoeg. Deze situatieschets heb je later nodig voor een GAP-analyse. Met een GAP-analyse bekijk je: hoe is het nu, waar wil je naar toe en wat moet er gebeuren om dat gat te dichten? Onthoud daarbij om het zo simpel mogelijk te houden. Van bureaucratie en dikke boeken met een laag stof wordt niemand blij.
- Het is ook goed om te kijken naar het leiderschap management. Men zegt niet voor niets macht corrumpeert. Een lastig gegeven, want goed leiderschap helpt juist voor een betere kwaliteit. Maak duidelijk hoe je bewaakt dat je goed management leiderschap toont en het kwaliteitsbeleid uitdraagt, mede door het goede voorbeeld te geven.
- Neem je medewerkers mee in wat de plannen zijn en geef de noodzaak aan. Laat waar handig, ook voor het draagvlak, mensen meedenken voor oplossingen die voor de mensen zelf ook werkzaam zijn. Zorg ervoor dat het kwaliteitssysteem in de mensen zit: het onderhoud van het systeem is vooral aan de medewerkers. Dus zorg ervoor dat zij zo makkelijk met het kwaliteitssysteem ISO 9001 kunnen werken. Zorg ook voor een verbetersysteem en betrek medewerkers daar ook in.
Wat te doen bij het kiezen van de juiste software?
Bij het kiezen van de juiste software moet je dus deze 4 punten in je achterhoofd houden. Op die manier kom je tot software die helpt bij ISO 9001 én bij jezelf, de bedrijfscultuur en je medewerkers.